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벤더 결제: 의미, 고려 사항 및 프로세스

매입채무는 세계에서 가장 중요한 금융 거래 중 하나이며 모든 회사 운영의 중요한 부분입니다. 벤더 결제는 회사의 구매 대금 지급 주기의 마지막 단계입니다. 공급업체 결제는 회사가 외부 공급업체 또는 벤더에게 지급하는 대금을 말합니다. 이 문서에서는 공급업체 결제의 개념에 대해 자세히 설명합니다.

미지급금 부서는 벤더 결제 처리를 담당합니다.

급여 지급 부서는 회사의 거의 모든 비급여 관련 지급을 담당합니다. 대기업의 경우 급여 지급 부서가 급여 지급 프로세스를 수행하지만, 중견 기업의 경우 소규모 팀이나 경리 담당자가 이를 감독합니다.

해외 자회사가 있는 대기업의 경우 결제 처리가 복잡하고 비용이 많이 들 수 있으며, 각 자회사는 자체적인 미지급금 담당 부서가 있을 수 있습니다.

벤더 결제와 그 중요성

벤더 결제(미지급금 또는 송장 결제라고도 함)는 회사에 제공하는 제품 및/또는 서비스에 대해 거래하는 벤더에게 지급하는 대금입니다.

공급업체 대금을 체계적으로 적시에 관리하면 공급업체와 좋은 관계를 구축하는 동시에 회사가 너무 오랫동안 과도한 부채를 떠안지 않도록 할 수 있습니다. 이를 통해 회사 운영을 최대한 원활하게 할 수 있습니다.

회사가 다음과 같은 거래 또는 서비스에 관여하는 경우 벤더 결제 포털의 관리가 중요해집니다:

- 여러 통화로 공급업체에 결제합니다.

- 많은 수의 판매자를 조정해야 합니다.

- 회사가 거래를 추적하기 위해 크레딧 기간을 변경하는 경우.

- 여러 지점과 부서에서 결제를 하는 경우 현금 흐름을 모니터링해야 합니다.

- 동일한 판매자와 상품을 사고파는 경우 부채의 균형을 맞춰야 합니다.

- 중소기업법 및 GST 요건을 준수하려면 적시에 납부해야 합니다.

결제의 중앙 집중화가 점점 더 보편화되고 있습니다.

결제 팩토리라고도 하는 공동 처리자 벤더 결제 조건 모듈은 결제 프로세스를 간소화하고 그룹의 통제력을 향상하는 동시에 자회사의 결제 프로세스의 중요한 부분을 유지합니다. 이 모듈을 결제 팩토리라고 합니다. 결제 프로세스를 중앙 집중화하면 비즈니스에 많은 이점이 있습니다.

단일 운영 회사를 통해 모든 결제를 처리하고, 프로세스를 표준화하며, 프로세스 효율성을 활용하는 것은 모두 중요한 이점입니다. 재무팀은 SSC(공유 서비스 센터) 또는 SSO(공유 서비스 조직)와 협력하여 벤더 결제 모듈을 관리할 수 있습니다.

다른 현금 관리 구조 및 도구와 통합

VPM은 은행 계좌 풀링 구조 또는 내부 뱅킹 구조와 결합하여 멀티채널 결제 네트워크를 만들 수 있습니다.

SSC는 무엇보다도 명령 및 제어 구성 요소와 투명성 및 재정적 이점을 제공함으로써 IHB와 공존할 수 있습니다. 이 모듈은 SSC의 제어 및 장점을 기반으로 구축되며 IHB의 장점 중 일부를 포함할 수 있습니다.

벤더 결제 프로세스

대규모 조직에서는 많은 수의 직원이 벤더 결제를 수행할 수 있습니다. 반면에 중간 규모의 조직에서는 특정 개인의 책임입니다.

다음은 공급업체가 대금을 수령하기 위해 완료해야 하는 절차입니다:

1단계: 아직 받지 않은 경우 공급업체 또는 벤더로부터 송장을 수집합니다.

2단계: ERP 또는 회계 시스템에서 관련 분개 항목을 작성하여 송장을 적절히 처리합니다. 또한 소득세법에 따른 원천징수세액(TDS) 및 부가가치세법에 따른 매입세액공제(ITC) 등 적용 가능한 세금을 파악하고 계산하여 회계 처리합니다(해당되는 경우).

3단계: 정부에 납부해야 할 TDS가 있는 경우 소득세 규칙에 명시된 기간 내에 예치해야 합니다. 이러한 ITC는 경우에 따라 월별 또는 분기별로 제출되는 GSTR-3B 양식으로 보고됩니다.

4단계: 인보이스 결제를 시작하기 전에 가급적 인보이스 마감일 또는 그 전에 권한 있는 서명인의 동의를 받습니다.

5단계: 공급업체 결제는 공제된 TDS를 공제한 후 이루어지며, 결제 바우처를 증거로 사용하여 계정 장부에 기록됩니다. 결제는 UPI, 은행 송금, 전자지갑, 모바일 결제 및 기타 결제 게이트웨이 등의 방법으로 이루어질 수 있습니다.

일반적으로 ERP 시스템에 통합된 클라우드 기반 벤더 결제 소프트웨어 시스템을 사용하여 위의 활동 중 일부를 자동화할 수 있다는 점에 주목할 필요가 있습니다.

효과적인 벤더 결제 관리 솔루션

조직이 디지털 트랜스포메이션을 진행함에 따라 운영을 간소화하기 위해 기술 기반 솔루션에 점점 더 의존하고 있습니다. 프라이스워터하우스쿠퍼스(PwC)의 연구에 따르면, 공급업체 결제 시 스프레드시트를 사용하여 TDS를 계산하는 것은 더 이상 선택되지 않는 도구라고 합니다.

기술 솔루션을 기반으로 벤더 결제를 관리할 때의 장점은 다음과 같습니다:

- 지정된 시간 내에 승인 프로세스를 자동화할 수 있습니다.

- 데이터를 감사할 수 있도록 디지털 추적을 유지합니다.

- 청구서 결제가 간소화되고 수작업이 줄어듭니다.

- 조직에서 재무 흐름을 쉽게 추적할 수 있습니다.

평결에 도달하기

시스템은 프로세스를 자동화하고 감사 추적 기록을 유지할 수 있어야 합니다. 대규모 자본 투자가 필요한 경우 통합 솔루션을 고려하세요. 통합 프로세스는 인보이스와 결제 항목이 중복되지 않도록 보장합니다.

이러한 개선의 결과로 세금 및 공급업체 관리가 더 쉬워지고 오류도 없어집니다. 벤더 결제 시스템이 구축되면 특히 관리자나 고위급 직원의 경우 팀의 생산성과 효율성이 크게 향상되는 것을 느낄 수 있습니다.

세금 식별 번호, 결제 은행 계좌 정보, 연락처 정보, 신용 조건 등 공급업체 마스터 데이터를 유지 관리하고 업데이트합니다. 이를 통해 벤더 결제 프로세스와 관련된 대부분의 프로세스를 자동화할 수 있습니다. PayU에 등록하고 최고의 벤더 결제 서비스 제공업체에 가입하세요.

일반적인 문제

벤더 결제란 무엇인가요? 공급업체 결제는 비즈니스가 외부 공급업체 또는 판매자에게 상품, 서비스 또는 둘 다에 대한 대금을 지불하는 것을 말합니다. 공급업체는 비즈니스에 적합한 프로세스와 시스템을 설정하여 이를 수행합니다. 상품이나 서비스를 수령하면 공급업체는 비즈니스에 인보이스를 보냅니다. 공급업체 조정이란 무엇인가요? 공급업체 조정은 공급업체가 제공한 명세서와 미지급금 계정을 조정하는 프로세스입니다. 이를 통해 공급업체가 청구한 금액과 비즈니스가 수령한 상품 또는 서비스 간에 불일치나 오류가 없는지 확인합니다.