供应商付款——含义、注意事项及流程：-www.deekpay.com

供应商付款：含义、注意事项及流程

应付账款是全球最重要的金融交易之一，也是任何公司运营中的关键部分。进行供应商付款是企业在采购至付款周期中的最后一步。供应商付款指的是公司对外部供应商或销售商的付款。本文深入探讨了供应商付款的概念。

应付账款部门负责处理供应商的付款

应付账款部门几乎负责公司所有与工资无关的付款。在大型公司中，应付账款部门执行应付账款流程；而在中型公司中，则由一个小团队或簿记员负责监督。

对于拥有海外子公司的庞大企业来说，处理付款的过程可能变得复杂且成本高昂，每个子公司都可能设有自己的应付账款部门。

供应商付款及其重要性

供应商付款（也称为应付账款或发票付款）是指向与公司有业务往来的供应商支付他们为公司提供的产品和/或服务的款项。

系统并及时地管理供应商付款，可以与供应商建立良好的关系，同时确保公司不承担过长的债务。这可以使公司运营尽可能顺畅。

如果公司涉及以下交易或服务，供应商付款门户的管理变得至关重要：

– 以多种货币支付供应商。

– 需要协调大量商户。

– 如果公司更改信用期限以跟踪事务。

– 如果有多个分支机构和部门进行付款，需要监控现金流。

– 如果与同一卖家进行商品买卖，需要平衡债务。

– 为了遵守MSME法案和GST要求，需要及时付款。

付款集中化越来越常见

协同处理器供应商付款条款模块，也称为付款工厂，简化了付款流程，提高了集团的控制力，同时保留了子公司付款流程的重要部分。这个模块被称为付款工厂。集中化付款流程对企业有很多优势。

通过单一运营公司进行所有付款、标准化流程以及利用流程效率都是重要的好处。财务部门可以与共享服务中心（SSC）或共享服务组织（SSO）合作管理供应商付款模块。

与其他现金管理结构和工具的集成

VPM可以与银行账户池结构或内部银行结构结合，创建多渠道支付网络。

SSC可以与IHB共存，提供命令和控制组件以及透明度和财务优势等。这个模块建立在SSC的控制和优势之上，并可能包含IHB的一些好处。

供应商付款流程

在大型组织中，供应商付款可能由大量员工执行。而在中型企业中，则由某些个人负责。

以下是供应商获得付款必须完成的流程：

步骤1：如果尚未收到供应商或销售商的发票，请从供应商或销售商处收集。

步骤2：在ERP或会计系统中进行相关日记账分录，以正确核算发票。同时，理解、计算并核算可能适用的任何税费，如根据所得税法规定的TDS和适用情况下根据GST法规定的输入税抵免（ITC）。

步骤3：如果欠政府TDS，必须在所得税规则规定的期限内存款。根据情况，在每月或每季度提交的GSTR-3B表格中报告此类ITC。

步骤4：在启动发票付款之前，获取授权签名人的同意，最好在发票到期日或之前。

步骤5：扣除已扣TDS后进行供应商付款，并使用付款凭证作为证据将其记入账簿。付款方式可以是以下几种：UPI、银行转账、电子钱包、移动支付和其他支付网关。

值得注意的是，您可以通过使用基于云的供应商付款软件系统，通常集成到您的ERP系统中，自动化上述某些活动。

有效的供应商付款管理解决方案

随着企业进行数字化转型，他们越来越多地依赖基于技术的解决方案来简化运营。根据普华永道（PwC）的一项研究，使用电子表格在供应商付款时计算TDS不再是首选工具。

以下是基于技术解决方案进行供应商付款管理的优势：

– 允许在规定时间内自动化审批流程。

– 维护数字轨迹确保数据可审计。

– 账单支付简化，减少人工劳动。

– 使组织能够轻松跟踪财务流动。

结论

该系统必须允许流程自动化并维护审计轨迹记录。如果您有大量资金投入，可以考虑集成解决方案。集成过程确保发票和付款条目不会重复。

由于这种改进，税务和供应商管理变得更加简单且无错误。当供应商付款系统投入使用时，您会注意到团队的生产力和效率显著提高——尤其是如果您是经理或高级员工。

维护和更新供应商主数据，包括税务识别号、付款银行账户信息、联系信息和信用期限。这使大部分与供应商付款流程相关的过程自动化成为可能。在PayU注册并加入最佳的供应商付款服务提供商。

常见问题

什么是供应商付款？供应商付款是指企业支付外部供应商或销售商购买商品、服务或两者的行为。他们通过设定适合企业的流程和系统来完成这一过程。在收到商品或服务后，供应商会向企业发送发票。什么是供应商对账？供应商对账是指将应付账款的供应商账户与供应商提供的对账单进行核对。它确保供应商收取的金额与企业收到的商品或服务之间没有不一致或错误。